Blog Szeto Consultants – Dalam dunia bisnis, setiap rupiah yang dikeluarkan harus memberikan nilai maksimal. Di sinilah procurement atau pengadaan memainkan peran krusial. Sering disamakan dengan pembelian, procurement adalah sebuah proses yang jauh lebih luas, strategis, dan kompleks. Artikel ini akan mengupas tuntas apa itu procurement, mengapa ia sangat penting, tahapan-tahapannya, hingga perbedaan mendasarnya dengan purchasing.
Daftar Isi
Apa Itu Procurement? Pengertian dan Ruang Lingkupnya
Procurement adalah seluruh proses yang dilakukan oleh sebuah organisasi untuk mendapatkan barang, jasa, atau pekerjaan dari pihak eksternal. Proses ini mencakup identifikasi kebutuhan, pemilihan pemasok, negosiasi kontrak, hingga evaluasi kinerja pemasok setelah barang atau jasa diterima.
Secara esensial, procurement bertujuan untuk memastikan bahwa perusahaan memperoleh apa yang dibutuhkan dengan kualitas terbaik, harga paling kompetitif, dan waktu yang tepat. Ini bukan sekadar transaksi, melainkan sebuah fungsi strategis yang memengaruhi efisiensi operasional, manajemen risiko, dan profitabilitas.
Ruang Lingkup Procurement:
- Strategis: Meliputi analisis pasar, pengembangan strategi pengadaan, dan manajemen hubungan dengan pemasok (Supplier Relationship Management).
- Taktis: Mencakup seleksi pemasok, negosiasi harga, dan pengelolaan kontrak.
- Operasional: Berfokus pada kegiatan sehari-hari seperti pemesanan (purchase order), penerimaan barang, dan pemrosesan faktur.
Memahami Perbedaan Procurement vs Purchasing
Kesalahan umum yang sering terjadi adalah menganggap purchasing dan procurement adalah hal yang sama. Padahal, purchasing hanyalah salah satu bagian dari proses procurement yang lebih besar.
Tahapan-Tahapan dalam Proses Procurement yang Efektif
Untuk menjalankan fungsi procurement secara optimal, ada serangkaian tahapan sistematis yang perlu dilalui. Berikut adalah alur proses procurement yang ideal:
- Identifikasi Kebutuhan: Tahap awal di mana departemen atau tim internal mengajukan permintaan untuk barang atau jasa tertentu. Hal ini bisa berupa formulir permintaan pembelian (Purchase Requisition).
- Pemilihan Pemasok (Supplier Sourcing): Melakukan riset dan identifikasi pemasok potensial yang dapat memenuhi kebutuhan. Ini bisa melalui database, rekomendasi, atau tender terbuka.
- Permintaan Penawaran (Request for Proposal/Quotation): Mengundang pemasok yang terpilih untuk mengajukan penawaran harga, spesifikasi, dan jadwal pengiriman.
- Evaluasi dan Negosiasi: Menganalisis penawaran dari pemasok berdasarkan kriteria seperti harga, kualitas, reputasi, dan layanan purna jual. Negosiasi dilakukan untuk mencapai kesepakatan terbaik.
- Penerbitan Kontrak & Purchase Order (PO): Setelah kesepakatan tercapai, kontrak ditandatangani dan Purchase Order (PO) resmi diterbitkan sebagai bukti pesanan.
- Penerimaan Barang/Jasa: Memastikan barang yang diterima sesuai dengan spesifikasi dan jumlah yang dipesan. Tahap ini sering kali melibatkan tim gudang atau penerima barang.
- Pembayaran dan Pencocokan Faktur: Verifikasi faktur dari pemasok dengan PO dan laporan penerimaan barang. Proses ini dikenal sebagai three-way match. Pembayaran kemudian diproses sesuai syarat yang disepakati.
- Manajemen dan Evaluasi Kinerja Pemasok: Tahap pasca-pembelian yang sering terlupakan. Perusahaan mengevaluasi kinerja pemasok secara berkala untuk memastikan kualitas dan efisiensi pengadaan di masa depan.
Contoh Studi Kasus Sederhana: Procurement untuk Pabrik Roti
Sebuah pabrik roti kecil bernama “Roti Jaya” ingin membeli mesin mixer baru.
- Identifikasi Kebutuhan: Manajer produksi mengajukan permintaan (Purchase Requisition) untuk mesin mixer berkapasitas 50 kg adonan/jam.
- Sourcing: Tim procurement mencari pemasok mesin roti di area lokal dan internasional. Mereka menemukan tiga kandidat.
- Permintaan Penawaran: Tim mengirimkan Request for Quotation (RFQ) kepada ketiga pemasok tersebut, meminta harga, spesifikasi teknis, garansi, dan jadwal pengiriman.
- Evaluasi: Penawaran dari Pemasok A memiliki harga termurah, tetapi garansi hanya 6 bulan. Pemasok B harganya moderat dengan garansi 2 tahun dan layanan purna jual yang cepat. Pemasok C harganya paling mahal. Tim memutuskan Pemasok B adalah pilihan terbaik karena biaya total kepemilikan (Total Cost of Ownership) jangka panjangnya lebih rendah.
- Penerbitan PO: Roti Jaya menerbitkan Purchase Order (PO) kepada Pemasok B.
- Penerimaan dan Pembayaran: Setelah mesin tiba dan diverifikasi, faktur Pemasok B diproses untuk pembayaran.
Mengapa Procurement Penting untuk Bisnis Anda
Procurement adalah tulang punggung operasional yang efisien. Dengan menjalankan proses pengadaan yang terstruktur, bisnis dapat:
- Menghemat Biaya: Mendapatkan harga terbaik dan menghindari pengeluaran yang tidak perlu.
- Meningkatkan Kualitas: Memastikan produk atau layanan yang diperoleh sesuai standar.
- Memitigasi Risiko: Mengurangi risiko penipuan, keterlambatan pengiriman, dan masalah hukum.
- Membangun Hubungan Strategis: Menjalin kemitraan jangka panjang dengan pemasok andal.
Solusi Praktis untuk Manajemen Procurement yang Efisien
Untuk menjalankan proses pengadaan yang kompleks dan sistematis, dibutuhkan alat yang mumpuni. Pencatatan manual atau spreadsheet Excel sering kali tidak efektif dan rawan kesalahan, terutama pada tahap pencocokan faktur dan pelacakan pembayaran.
Software akuntansi modern seperti Accurate Online menyediakan solusi terintegrasi yang dapat menyederhanakan proses procurement Anda.
Dengan fitur manajemen pembelian, Anda dapat melacak Purchase Requisition, membuat Purchase Order, mencatat penerimaan barang, hingga memproses pembayaran secara otomatis dan akurat. Fitur ini tidak hanya memastikan three-way match yang presisi, tetapi juga memberikan visibilitas penuh terhadap arus kas dan utang usaha.
Dengan mengotomatisasi proses procurement melalui Accurate Online, Anda dapat mengalihkan fokus dari pekerjaan administratif yang melelahkan menuju strategi bisnis yang lebih penting.
Butuh bantuan lebih lanjut dalam mengelola pembukuan dan keuangan bisnis Anda? Hubungi Szeto Consultants. Kami menyediakan layanan pembukuan yang andal dan pelatihan khusus untuk memaksimalkan penggunaan Accurate Online, membantu bisnis Anda tumbuh lebih pesat dan terkelola dengan baik.
