Blog Szeto Consultants – Bagi banyak perusahaan, departemen procurement (pembelian) adalah sebuah black box. Uang keluar, barang masuk. Namun, di dalam black box inilah sering terjadi dua ‘penyakit’ kronis yang diam-diam membunuh profitabilitas: Mark-Up Harga dan Stok Mati.
Mark-up adalah kebocoran profit akibat pembelian yang terlalu mahal, entah karena inefisiensi atau fraud. Stok mati adalah uang tunai Anda yang “terkubur” di gudang dalam bentuk barang yang tidak laku atau tidak terpakai.
Daftar Isi
Cara Mendiagnosis Proses Procurement
Keduanya adalah gejala dari satu akar masalah proses procurement yang tidak sehat. Artikel ini akan mengupas cara mendiagnosis dan menyembuhkan penyakit ini dengan bantuan ahli dari Szeto Consultants.
Diagnosis 1: ‘Mark-Up’ Kebocoran Akibat Kurangnya Kontrol
Mark-up harga pembelian jarang sekali terlihat jelas. Ini adalah “biaya” tersembunyi yang sering dianggap wajar. Tanda-tandanya meliputi:
-
Tidak Ada Perbandingan Harga: Tim purchasing selalu membeli dari supplier yang “itu-itu saja” tanpa ada proses tender atau perbandingan harga yang terdokumentasi.
-
Tidak Ada Otorisasi Berjenjang: Pembelian barang mahal atau dalam jumlah besar bisa dieksekusi oleh satu orang tanpa perlu persetujuan (approval) dari manajer atau divisi keuangan.
-
Proses PO Manual: Purchase Order (PO) dibuat manual di Excel, mudah diubah, dan tidak terhubung dengan sistem. Akibatnya, harga di PO bisa berbeda dengan harga di invoice (tagihan) tanpa ada yang menyadari.
-
Konflik Kepentingan: Adanya “hubungan spesial” antara tim purchasing dengan supplier tertentu yang mengarah pada harga yang tidak kompetitif.
Diagnosis 2: ‘Stok Mati’ Uang Tunai yang Terkubur
Di sisi lain, tumpukan barang di gudang yang berdebu adalah pemandangan tragis bagi cash flow. Stok mati (Dead Stock) lahir dari:
-
Pembelian “Kira-Kira”: Pembelian barang didasarkan pada “perasaan” atau “kebiasaan” (feeling), bukan pada data historis penjualan atau kebutuhan produksi.
-
Tergiur Diskon Volume: Membeli dalam jumlah sangat besar untuk mengejar diskon dari supplier, tanpa menghitung berapa lama barang itu akan habis terjual.
-
Tidak Ada Re-order Point: Tidak ada sistem yang memberi tahu kapan waktu yang tepat untuk memesan kembali dan berapa jumlah yang ideal. Akibatnya, barang menumpuk (overstock) atau malah kosong (stock-out).
-
Tidak Ada Analisis Aging Stock: Tidak ada yang memonitor barang mana saja yang sudah terlalu lama mengendap di gudang, sehingga tidak ada tindakan clearance sale atau retur.
Solusi Szeto Consultants, Membangun Sistem Procurement yang Sehat
Masalah mark-up dan stok mati bukanlah masalah “orang” (staf nakal atau tidak kompeten). Ini adalah masalah “sistem”. Perusahaan Anda tidak memiliki pagar dan rambu lalu lintas yang jelas untuk proses pembelian.
Di sinilah peran Szeto Consultants sebagai business process integrator sangat krusial. Kami tidak hanya memberi teori, kami membangun sistemnya untuk Anda.
1. Merancang SOP & Internal Control yang Ketat
Langkah pertama adalah mendesain alur kerja (SOP) yang anti-fraud dan efisien. Tim Szeto Consultants akan:
-
Membuat Matriks Otorisasi (Approval Matrix): Menentukan siapa yang berhak mengajukan pembelian, siapa yang menyetujui, dan berapa batasan nilai (limit) untuk setiap level manajer.
-
Menerapkan Price Comparison: Mewajibkan adanya minimal 2-3 penawaran harga dari supplier berbeda untuk pembelian di atas nilai tertentu, yang semuanya terdokumentasi dalam sistem.
-
Standarisasi Master Data: Memastikan data supplier dan data barang terpusat, rapi, dan tidak ganda.
2. Implementasi Sistem 3-Way Matching (Kunci Anti Mark-Up)
Ini adalah senjata paling ampuh melawan fraud pembelian. Szeto Consultants akan mengimplementasikan sistem (seperti Accurate Online) untuk memvalidasi tiga dokumen secara otomatis:
-
Purchase Order (PO): Apa yang kita pesan dan di harga berapa?
-
Receive Item (Surat Terima Barang): Apa yang kita terima dan berapa jumlahnya?
-
Supplier Invoice (Faktur Tagihan): Apa yang ditagihkan oleh supplier?
Sistem akan otomatis menolak pembayaran jika harga di invoice tidak sama dengan harga di PO, atau jika jumlah yang ditagih tidak sama dengan jumlah yang diterima. Ini mematikan celah mark-up dan tagihan fiktif.
3. Setup Manajemen Inventori Berbasis Data (Kunci Anti Stok Mati)
Untuk mengatasi stok mati, “perasaan” harus diganti dengan “data”. Kami akan mengkonfigurasi sistem Anda untuk:
-
Menetapkan Minimum Stock & Re-order Point: Sistem akan memberi notifikasi otomatis barang apa saja yang perlu dibeli dan dalam jumlah berapa, berdasarkan data penjualan atau pemakaian.
-
Analisis Slow-Moving Items: Menghasilkan laporan barang mana yang perputarannya lambat (stok mati), sehingga Anda bisa segera mengambil keputusan (diskon, retur, dll).
-
Sistem FIFO/FEFO: Memastikan barang yang lebih dulu masuk/kedaluwarsa adalah yang lebih dulu keluar, mengurangi risiko barang rusak atau usang.
Procurement Sehat = Profit Maksimal, Arus Kas Lancar
Proses procurement yang sehat bukanlah “biaya administrasi” tambahan, melainkan sebuah investasi vital. Dengan menghentikan kebocoran dari mark-up dan membebaskan uang tunai dari stok mati, profitabilitas dan kesehatan cash flow perusahaan Anda akan meningkat drastis.
Jangan biarkan black box di departemen pembelian terus menggerogoti bisnis Anda.
Saatnya membangun sistem procurement yang transparan, terkontrol, dan berbasis data. Hubungi Szeto Consultants hari ini untuk audit proses pembelian Anda dan dapatkan solusi implementasi yang terbukti.
