Guest service agent adalah – bagian dalam sebuah hotel yang bekerja untuk menerima tamu yang datang. Tugas dan tanggung jawab dari seorang guest service agent sangat banyak dan tergantung pada bagian yang diambil atau tugas yang diberikan kepadanya.
Yang perlu kalian ketahui adalah, bahwasannya ada banyak sekali istilah yang digunakan pada bagian guest service agent dalam industri perhotelan, contohnya adalah Front Desk Office, Front Desk Agent, Front Desk Clerk, Receptionist Agent, dan yang lainnya.
Oke, dalam artikel kali ini, mari kita bahas tentang pengertian, tugas dan tanggung jawab dari seorang guest service agent.
Simak ulasannya berikut ini :
Pengertian
Seperti yang sudah disinggung sebelumnya, Guest service agent adalah Orang yang menerima pertama kali menerima tamu di Front Office Hotel.
Ketika Anda pergi ke hotel untuk berlibur bersama keluarga atau kepentingan lain, maka yang menyapa Anda pertama kali ada Guest Service Agent.
Baca Juga : Akuntansi Manajemen Adalah : Pengertian dan Manfaat Bagi Perusahaan
Tugas dan Tanggung Jawab Guest Service Agent
Mengutip dalam buku operasional kantor depan Hotel, (Hotel Front Office Operationals) oleh Endat Sugiarto (2004), tugas utama dari seorang guest service agent adalah menyambut kedatangan tamu yang akan check-in memproses dengan efisien, tepat, cepat, ramah, dan dengan penuh sabar juga sopan santun.
Tugas lainnya diantara lain adalah seperti berikut :
- Menyambut, memberi salam dan melayani tamu yang akan check-in.
- Memeriksa reservasi tamu, mencarika kamar yang sesuai pesanan.
- Membantu tamu mengisi registrasi.
- Menanyakan system pembayaran tamu pada saat check-in dan memprosesnya.
- Memberikan guest card, welcome drink, dan kunci kamar kepada tamu pada saat check-in.
- Menjaga kebersihan counter Front Office dan mengecek semua kelengkapan peralatan dan formulir-formulirnya.
- Memberikan kunci cadangan bagi tamu yang kuncinya tertinggal atau hilang.
- Menyelesaikan masalah perpindahan kamar.
- Membuat pesan-pesan dalam log-bokatau flag, bila waktu kerja habis sementara masalah dengan tamu belum terselesaikan.
- Memberitahuka kepada Housekeeping Dept. tentang kamar-kamar yang sudah check-out, yang baru saja check-in atau yang pindah.
- Memeriksa reservasi, baik yang VIP, FIT (Free Individual Traveller), maupun yang grup atau rombongan.
- Mencek room rack dan membuat agar house count selalu akurat.
- Mempersiapkan kamar, baik untuk VIP, grup maupun perorangan setelah kamarnya di blokir oleh supervisior.
- Melakukan pencekan terhadap room discrepancy (perbedaan status kamar anatar Front Office dengan Housekeeping).
- Memasukan data registrasi kedalam computer, agar semua bagian dapat memanfaatkannya untuk transasksi bill.
